В 15 странах мира существуют Институты Хоффмана. Все вместе они составляют Hoffman International — международную организацию, проводящую программы личностного роста и психотерапевтические ретриты по методике, созданной американцем Бобом Хоффманом в 1967 году.

Главный продукт Институтов — «Процесс Хоффмана». Это интенсивный выездной недельный тренинг в формате ретрита с проживанием, направленный на работу с детскими травмами, скрытыми моделями поведения и негативными сценариями, усвоенными в семье.

В России Институт работает с 2014 года, его основали Дарья Маркин и Хольгер Маркин-Дик.

Кого мы ищем:
Мы ищем администратора, который бережно и без ошибок проведёт участника от предложения места до старта программы.

Человека, который отвечает за то, чтобы группы собирались вовремя и полностью: договоры подписаны, оплаты получены, анкеты заполнены, участники знают, куда и когда ехать.

По сути это сочетание трёх ролей: менеджер по работе с клиентами, проектный и операционный менеджер.

Контекст сейчас
В Институте два администратора, они работают в паре и подменяют друг друга. Одно место сейчас свободно.

Типовая группа на Процесс — до 28 человек, 10-11 групп в год, в России и за рубежом. «Начало» и Родительский курс — до 100 участников на каждом курсе, 2-4 события в год, в России.

Работа идёт волнами: пик — при открытии набора и перед стартом программы, спад - во время проведения программ, это время на следующий набор.

Чем предстоит заниматься:

1. Набор групп. Когда открывается набор, вы идёте по листу ожидания в amoCRM, по очереди предлагаете места, отслеживаете ответы и держите резерв.
2. Документы и оплаты. Заключаете договор, выставляете счёта, контролируете сроки оплаты и заполнения анкет, напоминаете, сверяете поступлений, работаете с возвратами и переносами участия.
3. Подготовка к старту. Составляете списки участников, создаете Telegram-чаты групп, отвечаете на организационные вопросы (место, время, что взять с собой), передаете списки и материалы участников тренерам. Вместе с менеджеру по размещению помогаете клиентам с расселением.
4. Замены. Если участник отказался за неделю до старта программы, нужно быстро найти замену из резерва или листа ожидания. Это самая напряжённая часть работы.
5. Короткие программы. Оформление и оплата идёт на сайте, вы контроллируете списки оплативших, чаты, таблицы участников, ответы на вопросы.
6. Порядок в данных: ведете таблицы участников, карточки в CRM, папки программ на корпоративном сервере.

💛 Для нас очень важно
Это не продажи. Люди ждут места месяцами — наша задача уважительно и надёжно их сопровождать, без давления.

Администратор должен быть: или выпускником Процесса Хоффмана, или желающим его пройти в самое ближайшее время. Институт компенсирует стоимости участия, если вам нужно будет пройти Процесс.

Важно, чтобы вы разделяли ценности Института, понимали наш подход и культуру из личного опыта.

Наш будущий администратор:

• имеет опыт от 2 лет в работе с клиентами и документами: администратор, менеджер по работе с клиентами, координатор программ или мероприятий; опыт в образовании, психологии или ивентах — будет плюсом
• уверенно работает с CRM и таблицами: amoCRM и GetCourse — будет плюсом
• внимателен к деталям: в договоре, счёте, паспортных данных
• грамотно, тепло и спокойно пишет. Общение с участниками — в WhatsApp, Telegram и почте, звонков нет
• эмоционально устойчив: сохраняет спокойствие и доброжелательность в пиковые периоды и форс-мажорах
• самостоятельный и системный: держит сроки по десяткам участников одновременно и сам доводит дело до конца
• бережно обращается с конфиденциальной информацией
• готов работать по московскому времени

Мы предлагаем:

• Удалённую работу на полный день, 4-х дневная рабочая неделя: суббота, воскресенье и ещё один фиксированный выходной в будни (мы работаем 4 дня в неделю с возможностью уделять время себе и близким)
• График с 9:00 до 18:00 (по МСК)
• Оклад от 150 000 ₽ на руки, ежегодная индексация и 13-я зарплата — дополнительный оклад в декабре
• Своевременная выплата заработной платы 2 раза в месяц (5 и 20 числа)
• Оформление согласно ТК РФ с оплачиваемыми отпусками и больничными
• Рабочая техника (ноутбук и телефон) после испытательного срока, оплата связи и рабочих сервисов
• Онбординг с опытным администратором
• Качественный и востребованный продукт, за который нас не перестают благодарить клиенты

Процесс отбора: знакомство → интервью с операционным директором → интервью с основателем → оффер.